Üzleti folyamatautomatizálás (CRM, számlázó, űrlapok, API)
Weboldalaid, űrlapjaid és szoftvereid összekötése, hogy az adatok maguktól mozogjanak közöttük.
Ez a szolgáltatás a vállalkozásodban használt különálló weboldalak, űrlapok és szoftverek technikai összekapcsolásáról, valamint a köztük futó adatmozgások teljes körű automatizálásáról szól. A cél az emberi kézi adatrögzítés (másolgatás táblázatokba, manuális számlázás, kézi e-mailezés) megszüntetése és stabil, önműködő háttérfolyamatok kialakítása.
A kivitelezés során a feladat jellegétől függően automatizációs platformokkal (Make, n8n, Zapier) vagy egyedi webhook és API integrációkkal kapcsolom össze a rendszereidet.
Milyen feladatokat és kapcsolatokat fed le a szolgáltatás?
- Leadkezelés és CRM szinkronizáció
- Webes űrlapok (Typeform, Google Forms, WordPress űrlapok stb.) adatainak azonnali, automatikus továbbítása CRM-be (pl. MiniCRM, HubSpot, Pipedrive), Notionbe vagy Google Sheets-be.
- Új érdeklődő érkezésekor feladatok automatikus létrehozása a felelős munkatársnak.
- Számlázási és fizetési folyamatok összekötése
- Sikeres online fizetés (pl. Stripe, Barion) vagy megrendelés után automatikus bizonylat- és számlakiállítás a Számlázz.hu vagy Billingo rendszerében.
- A kiállított számla automatikus elküldése az ügyfélnek, és a fizetési státusz visszajelzése az adatbázisodba.
- Ügyfél-beléptetés (Onboarding) és e-mail automatizmusok
- Vásárlás vagy regisztráció után azonnali hozzáférés-kiosztás, belépési adatok kiküldése és üdvözlő e-mail sorozatok indítása (pl. MailerLite, ActiveCampaign).
- Automatizált státuszfrissítések az ügyfél felé a folyamat egyes lépéseiről.
- Belső értesítések és szinkronizáció
- Azonnali figyelmeztetések küldése a csapatnak Slack, Discord vagy e-mail felületre fontos eseményekről (pl. új vásárlás, lemondás, beérkező hibaüzenet).
- Rendszerek közötti adatszinkron (pl. készletállapot, foglalási időpontok).
- Egyedi API és Webhook kapcsolatok
- Olyan szoftverek vagy saját fejlesztésű felületek összekötése, amelyekhez nincs kész gyári integráció.
Hogyan zajlik a kivitelezés?
- Rendszerek és adatfolyam felmérése: Áttekintjük a használt szoftvereket, tisztázzuk a bemeneti és kimeneti adatokat (honnan hova, milyen feltételek mellett kell eljutnia az információnak).
- Logikai útvonal megtervezése: Összeállítom az adatmozgás logikáját és a szükséges szűrőket, feltételeket (pl. csak akkor menjen a számla, ha a fizetés ténylegesen megtörtént).
- Beállítás és integráció: Felépítem a kapcsolatot az API-k, webhookok vagy automatizációs eszközök segítségével.
- Alapos tesztelés és hibakezelés: Valós és tesztadatokkal több forgatókönyvet végigfuttatok. Beállítom az alap hibakezelést is (például riasztást, ha egy külső szoftver szervere éppen nem válaszolna), hogy ne vesszen el adat.
- Átadás és működés bemutatása: Megmutatom a működést, a beállításokat, és átadom az elkészült rendszert.
Mit tartalmaz a projekt átadása?
- A kész, tesztelt és élesített munkafolyamatokat.
- Munkatársak betanítása szükség esetén.
- Alap hibakezelési és riasztási logikát a kiesések elkerülésére.
- Rövid technikai tájékoztatót az elkészült struktúráról.
- Átadás utáni működési felügyeletet az első éles napokban, hogy az esetlegesen felmerülő finomhangolások azonnal megoldódjanak.
- Megállapodás szerint későbbi karbantartási, módosítási vagy továbbfejlesztési lehetőséget.
Munkavégzés és elszámolás
- Fix projektár: A pontos igények és az érintett rendszerek száma alapján előre meghatározott, fix összegben állapodunk meg, nincsenek utólag felszámolt órák.
- Felelősségteljes átadás: Bár a projektek túlnyomó része gyorsan átfut, összetettebb folyamatoknál szükség esetén inkább több időt szánok a tesztelésre, mintsem bizonytalan működésű rendszert élesítsek. A felmerülő plusz tesztelési idő nem növeli a megállapodott árat.
- Feltétel: A munkához a szükséges szoftveres fiókhozzáférések (vagy API kulcsok) biztosítása szükséges a megbízó részéről.
Opcionális kiegészítők
Az árak az XProjekten megjelenített kiegészítő díjak.
Alap 1:1 rendszer-összekötés (pl. űrlap -> CRM)
Egy plusz alkalmazás, űrlap vagy adatbázis illesztése a meglévő automatizációs láncba, mező-összerendeléssel és teszteléssel.
15 000 Ft
Egyedi API vagy Webhook integráció
Egyedi végpontok összekötése olyan rendszereknél, ahol nincs közvetlen natív kapcsolat. Adatcsomagok strukturálása és átadása.
25 000 Ft
Azonnali hibariasztás (Slack, Discord vagy e-mail)
Automatikus figyelőmodul: ha egy külső szoftver kiesik vagy egy adat elakad, a rendszer azonnal riasztást küld a hiba részleteivel.
12 000 Ft
Videós működési és kezelési útmutató
Rögzített képernyővideón mutatom be a kész folyamat működését, logikáját és a kezelését, hogy a csapatod bármikor visszanézhesse.
10 000 Ft
Meglévő adatok egyszeri átmozgatása
A korábbi, felhalmozott adatok (pl. régi űrlapkitöltések, táblázatok) átválogatása, rendszerezése és egyszeri betöltése az új rendszerbe.
18 000 Ft
30 napos kiterjesztett működési felügyelet
Az átadás után 30 napig felügyelem a rendszer futását, azonnal javítom az esetleges kieséseket, és elvégzem a kisebb finomításokat.
20 000 Ft
Gyakori kérdések
Milyen szoftvereket és rendszereket lehet összekötni?
Gyakorlatilag bármilyen olyan modern szoftvert, amely rendelkezik API-kapcsolattal, webhook-támogatással, vagy elérhető az elterjedt integrációs platformokon (Make, Zapier, n8n). Leggyakrabban űrlapokat (Google Forms, Typeform, WPForms), számlázókat (Billingo, Számlázz.hu), CRM-eket (MiniCRM, HubSpot, Pipedrive), hírlevélküldőket (MailerLite, ActiveCampaign) és fizetési kapukat (Stripe, Barion) kapcsolok össze. Ha olyan egyedi vagy régebbi rendszered van, aminek nincsen közvetlen kapcsolata, az igényfelmérés során megvizsgáljuk a technikai lehetőségeket.
Mire van szükség részedről a projekt elindításához?
Két dologra: A folyamat logikájának tisztázására (pontosan mi történjen: milyen adat honnan hova kerüljön, és milyen feltételek teljesülésekor). Hozzáférésekre az érintett fiókokhoz (munkatársi meghívó, fejlesztői hozzáférés vagy API kulcsok), hogy a kapcsolatokat be lehessen állítani és lehessen tesztelni.
Mi van akkor, ha egy összetettebb feladat miatt pár napot csúszik a projekt? Nő a fizetendő összeg?
Nem, az ár nem változik. Előre meghatározott, fix projektáron dolgozunk. Ha egy technikai akadály, API-sajátosság vagy a hibamentes működéshez szükséges alaposabb tesztelés miatt a folyamat igényel még 2-3 extra munkanapot, azért semmilyen utólagos felárat nem számolok fel. A cél mindig az, hogy élesítéskor a rendszer stabilan fusson, ne félkészen kerüljön átadásra.
Kell-e külön előfizetnem az automatizációs eszközökre (pl. Make, Zapier)?
Igen, a külső platformok (számlázó, CRM, vagy integrációs eszközök) előfizetési költségeit a te céged fizeti közvetlenül a szolgáltatók felé. A szolgáltatás díja a logikai tervezést, a bekötést, a tesztelést és az élesítést tartalmazza. Kisebb adatforgalomnál a platformok ingyenes csomagjai is elegendőek szoktak lenni; mindig segítek kiválasztani a feladathoz mérten legolcsóbb és legésszerűbb megoldást.
Mi történik, ha átadás után hiba lép fel, vagy leáll az egyik külső szoftver?
Minden integrációba beépítek alapvető hibakezelést: ha egy külső rendszer szervere átmenetileg nem elérhető, a folyamat nem veszíti el az adatot, hanem újrapróbálkozik, kritikus hiba esetén pedig automatikus riasztást küld. Az átadást követő napokban figyelemmel kísérem a működést, ha pedig később új funkciókat szeretnél beépíteni, vagy hosszabb távú felügyeletre van szükséged, karbantartási megállapodás keretében arra is van lehetőség.
